Elegir la sede indicada es un elemento clave para el éxito de tu evento, ya sean sesiones de entrenamiento, un taller, un evento de integración o evento social.

Te compartimos recomendaciones y consideraciones generales para tomar en cuenta en tu proceso de decisión:

Antes de iniciar, establece:

• La cantidad de asistentes (Tip: Agrega espacios extra para invitados inesperados).
• Las actividades de tu evento y las distribuciones de espacio para ejecutarlas.
• El montaje puede ser tipo escuela, imperial, auditorio, en «U» o herradura, cabaret, «O» cerrada u ovalado u otro.
• El equipo audio visual necesario (ej. cantidad de proyectores, altavoces, tipo de micrófonos, pantallas blancas).
• Los materiales impresos, incluyendo el como y cuándo se desean desplegar.
• El branding del evento.
• Los alimentos y bebidas.
• Los traslados del personal, en caso de realizar el evento fuera de las instalaciones de la empresa.
• Cantidad de cajones de estacionamiento.
• Los proveedores que darán servicio durante tu evento y los momentos de su intervención (ej. montaje de elementos un día previo al evento).
  
  Asegura que la sede puede:

• Mantener condiciones ambientales favorables como aire acondicionado, calefacción, sombra o ventilación.
  Si tu evento es al aire libre, valida si la región cuenta con clima adverso y protege a tus asistentes de posibles deshidrataciones o afectaciones por bajas temperaturas.
  Si tu evento es al interior, valida que la temperatura sea agradable durante el evento. Al incrementar la cantidad de personas al interior de un espacio por consecuente se incrementará la temperatura ambiental.
  
• Cubrir con los alimentos y bebidas seleccionados para tu evento, y cuenta con las medidas de higiene y equipo para mantenerlos en condiciones adecuadas para su preservación.
  
  Los indispensables son el agua natural fresca y café, valida su disponibilidad durante todo el evento.
  
• Cubrir con los espacios requeridos, el equipo audio visual y el montaje adecuado para la cantidad de participantes y las actividades planeadas.
  
• Contar con ingreso a sus instalaciones accesible, si la sede cuenta con características de acceso particulares como estacionamiento alejado o terracería considera valet parking o transportación de personal en vehículos adecuados para el tipo de terreno.
  
• Asegurar la disponibilidad de cajones de estacionamiento para la cantidad de asistentes o vehículos esperados, así como el tipo de vehículos, para el caso de vehículos de grandes dimensiones.
  
• Recibir a tus proveedores de servicio en el momento requerido.
  

Te recomendamos realizar una visita a las instalaciones para validar:

• sea una zona segura con bajo índice de criminalidad (ej. robos y asaltos).
• las condiciones generales del edificio incluyendo los baños que se asignarán a tu evento cumplen con tu expectativa.
• la calidad, estado y tipo de mantelería y mobiliario, (Tip: posiblemente la sede cuente con un montaje disponible con ello tendrás una mejor visión de su servicio).
• los accesos a las instalaciones y el estacionamiento.
• espacios libres de fauna peligrosa y nociva.
• el cumplimiento a los lineamientos de seguridad, como la identificación de rutas de evacuación, salidas de emergencia, puntos de reunión y accesibilidad del equipo contra incendio.

En tu proceso de decisión, visualiza tu evento minuto a minuto en cada posible sede y selecciona aquella que mejor se adecue a tus necesidades.

Contar con un checklist de las características y los servicios indispensables y deseados será de gran utilidad para tu proceso de decisión.

Contenido basado en experiencias de
Ur Corporate Event.