Como organizador de eventos somos responsables de mantener un ambiente seguro y saludable de modo que los invitados y proveedores estén en un lugar controlado mediante un análisis de seguridad.

Para comenzar debes tener claro los datos del evento como:

• Cantidad de invitados,
• Actividades a realizar con los invitados (ej. conferencia, capacitación, talleres, actividades tipo «team building»),
• Actividades a realizar por proveedores (ej. montaje y desmontaje de elementos, alimentos, mobiliario, equipo audiovisual),
• Ubicación sede, consulta nuestro post ¿Cómo elegir la sede de tu evento?,
• Fecha, horario y duración del evento.

Analizar los peligros de las actividades a ejecutar.

1. Liste las actividades a llevar a cabo en el evento,
2. Identifique los peligros asociados a cada actividad a los cuales están expuestos los invitados, staff y proveedores,
3. Analice los peligros de cada actividad con un equipo multidisciplinario (ej. proveedores, integrantes del staff, especialista de seguridad y salud)
4. Determine controles para controlar y mitigar el riesgo.
   
   Video de referencia: https://www.youtube.com/watch?v=xyANahuhGs0&t=82s (idioma inglés, active los subtítulos en español)

Asegurar la aplicación de los controles

• Organice una sesión antes de iniciar actividades con los proveedores, staff y personal de la sede,
• Comente el análisis de seguridad,
• Aclare cualquier duda,
• Asegure que el proveedor cuenta con la competencia, equipo de protección personal y herramientas adecuadas en buen estado,
• Realice recorridos de seguridad periódicamente para validar que las condiciones del lugar son seguras.

Tip: Instrucciones de emergencia en la apertura de tu evento

Cuando tus invitados estén en su lugar, te recomendamos que el inicio de tu evento sean las instrucciones de seguridad donde indiques cuales son las salidas de emergencia, rutas de evacuación e identifiques el personal que estará asistiendo en caso de emergencia (ej. staff, personal de brigada de emergencias de la sede).

Recuerda, la seguridad es primordial en cualquier evento. Al realizar un análisis de seguridad y dar seguimiento a la implementación de los controles puedes garantizar que los participantes estén protegidos y disfruten la experiencia.
¡Que tu evento sea un éxito seguro!

Referencias:
– Health and Safety Executive – Events health and Safety
– Experiencias de Ur Corporate Event.